Ti è mai capitato di arrivare in ufficio e non sapere cosa fare prima?
Troppe cose, mille impegni e il telefono che suona, il lunedì, il martedì, il mercoledì fino al venerdì?
E ti è mai capitato di sentirti stanco la sera, ma senza sapere cosa hai fatto concretamente durante tutta la giornata?
Ecco.
Se ti è capitato, allora ti consiglio di leggere l’articolo, diversamente, invialo a chi si trova in questa situazione.
Serve un foglio di carta, una penna e un’agenda. Nulla di più.
Mettiamola così: il nostro cervello è meraviglioso, ma non è superman.
Anche lui ha bisogno di elaborare le informazioni in modo strutturato (e chi ti scrive è uno “creativo”).
E’ come una ricetta in cucina.
Se dovessi preparare una torta, seguiresti la ricetta passo dopo passo.
Prima la farina, il burro, le uova, lo zucchero, poi il composto ottenuto in una teglia e così via.
Non credo che partiresti mettendo le uova nel forno, la farina nel frigorifero, le mele nello sbattitore e il lievito sul tavolo.
Bene! Ora passiamo all’azione.
Ti descrivo come ho fatto a mettere ordine alla mia vita in modo semplice e veloce.
1) Prendi un foglio bianco e una penna
Prenditi due ore per te, il sabato o la domenica. Non farlo il lunedì, né il martedì.
E’ un lavoro di pianificazione che va fatto alla fine della settimana per la settimana successiva.
Scrivi sul foglio il nome dei Clienti / Fornitori che in questo momento affollano nella tua mente.
Es:
RaggioDiSole Srl
PuliscoMeglio snc
Paolo
Medico snc (che aspetta da un mese ormai!!!)
MTC di Pordenone
Quality Srl.
Non porti alcun limite. Scrivi anche l’Enel per il pagamento delle utenze.
2) Per ogni voce dell’elenco aggiungi le azioni da compiere
Questo è lo step che preferisco.
Vedrai che non appena avrai terminato, ti sentirai più leggero e anche se il foglio avrà trenta punti, non preoccuparti. Riuscirai a fare tutto senza perdere pezzi strada facendo, promesso!
Riprendiamo il nostro elenco e aggiungiamo le attività da svolgere.
RaggioDiSole Srl
Inviare Preventivo
PuliscoMeglio snc
Emettere la Fattura
Paolo
Analizzare il contenuto della proposta commerciale
Medico snc (che aspetta da un mese ormai!!!)
Consegnare il rapporto
MTC di Pordenone
Concludere il progetto
Quality Srl
Avviare l’inizio dei lavori
3) Indica la durata dell’intervento
Adesso quantifica il tempo necessario per compiere ciascuna azione. Questo esercizio è importante perché nel prossimo step andremo a collocare nel tempo e nello spazio (ovvero in agenda), tutto ciò che hai riportato nel foglio.
RaggioDiSole Srl
Inviare Preventivo – 25 minuti
PuliscoMeglio snc
Emettere la Fattura – 10 minuti
Paolo
Analizzare il contenuto della proposta commerciale – 2 ore
Medico snc (che aspetta da un mese ormai!!!)
Consegnare il rapporto – 3 ore
MTC di Pordenone
Concludere il progetto – una giornata
Quality Srl
Avviare l’inizio dei lavori – 4 ore
4) Quando lo farai?
Abbiamo quasi finito.
Prendi la tua agenda (io preferisco quella cartacea) e riporta ogni singolo punto in un giorno della prossima settimana.
In questa sede non parlerò di priorità perché merita un articolo a parte.
Mi limito a consigliarti di dare priorità alle attività che producono reddito o a quelle che non possono essere più rimandate.
RaggioDiSole Srl
Inviare Preventivo – 25 minuti – lunedì dalle 9.00 alle 9.30
PuliscoMeglio snc
Emettere la Fattura – 10 minuti – lunedì dalle 9.30 alle 9.40
Paolo
Analizzare il contenuto della proposta commerciale – 2 ore – lunedì dalle 10.00 alle 12.00
Medico snc (che aspetta da un mese ormai!!!)
Consegnare il rapporto – 3 ore – lunedì dalle 15.00 alle 18.00
MTC di Pordenone
Concludere il progetto – una giornata – Martedì
Quality Srl
Avviare l’inizio dei lavori – 4 ore – Mercoledì dalle 09.00 alle 13.00
Finito.
Come ti senti?
Riesci a vedere nella tua agenda tutti gli impegni presi?
Probabilmente avrai riportato gli impegni per due settimane, forse anche per un mese.
Non importa, perché domenica pomeriggio, ti basterà dare un’occhiata all’agenda per avere un’idea di cosa ti aspetta la settimana.
Lunedì ti sveglierai con le idee chiare.
Questa deve essere un’abitudine.
Man mano diventerai sempre più bravo nel gestire il tuo tempo, potrai anche condividerlo con chi si trova nella tua stessa situazione e non sa come uscirne fuori.
Riprendi in mano il tuo tempo!
Buon lavoro.